Πώς οι προθεσμίες μας κάνουν πιο αποδοτικούς και παραγωγικούς

Κατ’ αρχήν, ας μιλήσουμε για το πώς μπορεί η πίεση χρόνου να μας βοηθήσει να γίνουμε πιο αποτελεσματικοί. Η λογική πίσω από μία σύντομη αλλά παραγωγική εργάσιμη μέρα στηρίζεται στη ψυχολογία της προθεσμίας ή αλλιώς του deadline. Οι προθεσμίες μας βοηθούν να εστιάζουμε στα πιο σημαντικά κομμάτια ενός έργου. Όταν βρισκόμαστε κάτω από πίεση χρόνου για να ολοκληρώσουμε ένα project δεν προλαβαίνουμε να ασχοληθούμε με περίπλοκες λεπτομέρειες. Προσπαθούμε να επικεντρωθούμε στα πιο κρίσιμα σημεία και μόνο σε αυτά. Με άλλα λόγια, οι προθεσμίες μας βοηθούν να είμαστε πιο αποδοτικοί και αποτελεσματικοί.

Οι προθεσμίες μας βοηθούν να αντισταθούμε σε πράγματα που μας αποσπούν το μυαλό. Δεν έχουμε χρόνο να ασχοληθούμε με άσχετα με το project μας πράγματα (βλέπε social networks κλπ) με αποτέλεσμα να συγκεντρωνόμαστε στη δουλειά μας και μόνο! Επίσης, οι προθεσμίες στέλνουν σήμα στο σώμα μας να παράγει αδρεναλίνη, μία ορμόνη που ενισχύει το νευρικό μας σύστημα και μας βοηθά να είμαστε σε υπερένταση με αποτέλεσμα να έχουμε όλη την απαιτούμενη ενέργεια για να ολοκληρώσουμε το project μας.

Τέλος, οι προθεσμίες μας βοηθούν να προσπεράσουμε το γεγονός πως πολλές φορές θέλουμε να είμαστε τελειομανείς. Αν έχουμε πολύ χρόνο το πιθανότερο είναι να θέλουμε να είμαστε τέλειοι στη δουλειά μας, με αποτέλεσμα να χρονοτριβούμε εστιάζοντας σε ασήμαντες λεπτομέρειες. Αντίθετα, αν δεν έχουμε πολύ χρόνο συγκεντρώνουμε όλες μας τις δυνάμεις για να κάνουμε ό,τι καλύτερο μπορούμε μέσα σε ένα μικρό διάστημα. Και αυτό πολλές φορές είναι καλύτερο.

Μερικές προτάσεις για να χρησιμοποιήσετε τις προθεσμίες προς όφελός σας:

Δημιουργήστε τις δικές σας προθεσμίες

Το πιθανότερο είναι πως έχετε προθεσμίες από τους πελάτες σας. Για να μπορέσετε να παραδώσετε τη δουλειά σας στην ώρα σας, χωρίστε τη δουλειά σας σε μικρά μέρη και βάλτε προσωπικά deadlines για το καθένα από αυτά. Το ίδιο μπορείτε να κάνετε και για την τελική παράδοση της εργασίας σας. Φροντίστε να μπορείτε να τη παραδώσετε νωρίτερα από το deadline που σας έχει δώσει ο πελάτης. Με αυτόν τον τρόπο, ακόμη κι αν συμβεί κάτι μη αναμενόμενο θα έχετε τον χρόνο για να δουλέψετε στο project για να μη χάσετε τη προθεσμία σας.

Να είστε ρεαλιστές

Φροντίστε οι προθεσμίες σας να είναι σε ένα ρεαλιστικό πλαίσιο, ανάλογα με τη δουλειά σας και τον χρόνο που έχετε διαθέσιμο. Οι πολύ ελαστικές προθεσμίες δεν θα σας βοηθήσουν να γίνετε πιο παραγωγικοί και φυσικά ούτε και οι μη ρεαλιστικές προθεσμίες!

Αναγνωρίστε τα σημαντικά μέρη ένός project

Όπως ορίζετε τις προθεσμίες σας, μάθετε να ορίζετε και τα σημεία “κλειδιά” ενός project. Χρησιμοποιήστε τον χρόνο σας σωστά και σκεφτείτε καλά πώς θα ξεκινήσετε το κάθε σας project.

Αμείβετε τον εαυτό σας

Κάθε φορά που καταφέρνετε να είστε στην ώρα σας στη παράδοση μίας δουλειάς σας, φροντίστε να το αναγνωρίζετε στον εαυτό σας. Όταν δουλεύετε ανάλογα με τις προθεσμίες σας σημαίνει πως έχετε και περισσότερο χρόνο για τον εαυτό σας. Χρησιμοποιήστε τον για να κάνετε κάτι που σας ευχαριστεί (π.χ. διαβάστε ένα comic) και που σας γεμίζει ενέργεια για τις επόμενες μέρες.

Να είστε ευέλικτοι

Οι προθεσμίες είναι πολύ σημαντικές σε κάθε μας έργο και είμαστε αποτελεσματικοί όταν καταφέρνουμε να παραδίδουμε τη δουλειά μας στην ώρα μας αλλά μη ξεχνάτε ποτέ πως πάντα υπάρχει η πιθανότητα να τύχουν απρόοπτα στη δουλειά μας αλλά και στη καθημερινότητά μας και γι αυτό θα πρέπει να φροντίζουμε να είμαστε πάντα ευέλικτοι. Αν χρειαστεί να αλλάξετε την προθεσμία σας, ενημερώστε τον πελάτη σας αμέσως και προγραμματίστε τον χρόνο σας αναλόγως.

Τι λέτε;

Ποια είναι η γνώμη σας; Αγαπάτε ή μισείτε τις προθεσμίες; Δουλεύετε καλύτερα υπό κάποια μορφή πίεσης, ή προτιμάτε το αντίθετο (ακόμα κι αν κάποιες φορές βγαίνετε εκτός προγράμματος);