Πολλοί από εμάς χρησιμοποιούμε το Gmail ως κύρια πλατφόρμα για την επικοινωνία μας, οπότε θα αναφέρω κάποια tips (γνωστά και μη) τα οποία είναι ικανά να ενισχύσουν την παραγωγικότητά σας.

Χρησιμοποιήστε τις ετικέτες και τα φίλτρα

Οι ετικέτες (labels) μπορούν να σας γλυτώσουν από πολύ χρόνο. Μη τις συγχέετε με τους φακέλους που χρησιμοποιούμε σε mail clients κλπ. Ένα email (εισερχόμενο, απεσταλμένο ή πρόχειρο) μπορεί να ανήκει σε πολλές ετικέτες, κάτι που μπορεί να γίνει τρομερά χρήσιμο. Για παράδειγμα, έστω πως υπάρχουν 10 emails από 5 διαφορετικούς ανρθώπους που αναφέρονται στο project που δουλεύετε αυτή τη στιγμή. Φτιάχνετε στα γρήγορα ένα label, ορίζετε ότι κάθε email θα ανήκει ΚΑΙ σε αυτό το label και τέλος. Όταν τελειώσετε, απλά σβήνετε το label (όχι τα emails).

Όσον αφορά τα φίλτρα, είναι πολύ εύκολο να φιλτράρετε συγκεκριμένα emails (από το ποιος τα στέλνει μέχρι αν περιέχουν συγκεκριμένες λέξεις) ώστε να συσχετίζονται αυτόματα με τις κατάλληλες ετικέτες. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε σε όλα τα άρθρα που έρχονται στο mail σας να “πηγαίνουν” κατευθείαν στην ετικέτα “Άρθρα για διάβασμα” και να παρακάμπτουν το inbox σας. Τέλος, αν δημιουργήσετε κάποιο νέο φίλτρο έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε να λειτουργήσει αναδρομικά, να ισχύσει δηλαδή και για τα ήδη υπάρχοντα emails που το αφορούν.

Αναίρεση αποστολής email

Η συγκεκριμένη πρόταση δεν έχει να κάνει με την παραγωγικότητα, αλλά με τα λάθη. Πόσες φορές σας έχει τύχει να πατήσετε κατά λάθος αποστολή (ή tab & enter) σε ένα email που δεν έχετε ολοκληρώσει, ή να ανακαλύψετε ένα μικρό τυπογραφικό, ή πως δεν έχετε προσθέσει το attachment που έπρεπε, κλπ; Προσωπικά πολλές, οπότε το συγκεκριμένο widget (θα το πω έτσι γιατί μου τη σπάνε οι ονομασίες της Google “εργαστήριο” και “lab”) με έχει γλυτώσει αρκετές φορές. Αυτό που κάνει είναι να σας επιτρέπει να αναιρέσετε την αποστολή ενός email για μερικά δευτερόλεπτα αφότου επιλέξετε να το στείλετε. Μπορείτε να το ενεργοποιήσετε από εδώ: Ρυθμίσεις (Settings) -> Εργαστήρια (Labs) -> Αναίρεση αποστολής (Undo Send).

Απενεργοποίηση των δεικτών

Αν σας μπερδεύει το γεγονός ότι οι δείκτες (markers) και τα αστέρια έχουν το ίδιο χρώμα, μπορείτε εύκολα να απενεργοποιήσετε τους δείκτες από την εξής επιλογή: Ρυθμίσεις (Settings) -> Εισερχόμενα (Inbox) -> Δείκτες σημαντικότητας (Importance markers).

Αλλάξτε χρώμα στ’ αστέρια

Προσωπικά δε με ενοχλούν οι δείκτες, αλλά το default χρώμα των αστεριών το οποίο δε “χτυπάει” στο μάτι. Μπορείτε αλλάξετε το χρώμα (αλλά και να δηλώσετε παραπάνω από ένα χρώματα) των αστεριών στο: Ρυθμίσεις (Settings) -> Γενικά (General) -> Αστέρια (Stars).

Διαχειριστείτε τα άλλα σας emails

Πιστεύω πως όλοι έχουμε πάνω από μία (τουλάχιστον) email διεύθυνση. Μπορείτε μέσα από το Gmail σας να λαμβάνετε αλλά και να στέλνετε emails μέσω του λογαριασμού που σας ενδιαφέρει. Μπορείτε να δηλώσετε λογαριασμούς από εδώ: Ρυθμίσεις (Settings) -> Λογαριασμοί και Εισαγωγή (Accounts and Import) -> Προσθέστε έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου POP3 που σας ανήκει (Add a POP3 mail account you own).

Για να στείλετε emails από τους συγκεκριμένους λογαριασμούς, επιλέξτε: Προσθήκη άλλης προσωπικής σας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Add another email address you own). Κάποια στιγμή υπάρχει η ερώτηση αν θέλετε να στέλνετε τα μηνύματα μέσω του Gmail ή του SMTP server του domain σας. Προσωπικά, επιλέγω το 2ο.

Έτοιμες απαντήσεις

Αν χρησιμοποιείτε συγκεκριμένο περιεχόμενο στα emails σας πολύ συχνά, από διαφορετικές υπογραφές μέχρι ολόκληρα “τυποποιημένα” emails (ή μικρά κομμάτια κειμένου που επαναλαμβάνετε συχνά μέσα σε emails), τότε οι έτοιμες απαντήσεις (canned responses) θα σας λύσουν τα χέρια. Μπορείτε να τις ενεργοποιήσετε από εδώ: Ρυθμίσεις (Settings) -> Εργαστήρια (Labs) -> Έτοιμες απαντήσεις (Canned Responses).

Google Docs gadget

Εμφανίζει μία λίστα με τα τελευταία έγγραφα που έχετε επεξεργαστεί, όσα έχετε μαρκάρει, κλπ. Ουσιαστικά είναι ένα shortcut για να ανοίγετε στα γρήγορα τα Google Docs σας. Μπορείτε να το ενεργοποιήσετε από εδώ: Ρυθμίσεις (Settings) -> Εργαστήρια (Labs) -> Το gadget “Έγγραφα Google” (Google Docs gadget).

Και πολλά άλλα

Υπάρχουν πολλά ακόμα widgets και tips, για παράδειγμα δεν ακούμπησα καθόλου τα keyword shortcuts ή την αναζήτηση και σίγουρα έχω ξεχάσει και άλλα που χρησιμοποιώ, αλλά θα σταματήσω εδώ. Μη διστάσετε να μοιραστείτε κάτι που χρησιμοποιείτε συχνά και δε βρίσκεται στη λίστα.